GERENCIADOR ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Arquivo Digital
Gestão do Acervo Físico
Rastreabilidade dos Documentos
BUSCA POR CONTEÚDO
FERRAMENTAS QUE AGILIZAM OS PROCESSOS DE BUSCAS DOS DOCUMENTOS DOGOTALIZADOS
COMO A PESQUISA AVANÇADA POR FILTROS E A BARRA DE PESQUISA RÁPIDA
CONSULTAS
(Rápidas e Avançadas)
A pesquisa rápida permite encontrar documentos digitalizados em segundos economizando tempo
e mão de obra.
A pesquisa avançada permite gerar relatórios utilizando filtros e critérios de busca.
SEGURANÇA
PARA A SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS, ALGUMAS FUNCIONALIDADES POSSUEM RESTRIÇÕES DE ACESSOS CONFIGURÁVEIS PELO GESTOR AUTORIZADO
LOG IN
Definimos no LOGIN as restrições de acessos aos menus e funcionalidades, configuráveis de acordo com o perfil do usuário, sendo gerencial ou operacional
LOG
Registra todas as ações realizadas pelos usuários, permitindo visualizar quando alguma informação foi alterada ou excluída
EXCLUIR DADOS
Para aumentar a segurança contra erros humanos, os botões excluir podem ser desativados nas configurações de permissões de acesso
EXPORTAR EM PDF
Para a confidencialidade de alguns documentos, é possível restringir alguns usuários a exportarem documentos em formato PDF
ARMAZÉM
A movimentação dos documentos físicos é gerenciada através de rastreamento, registrando os dados da movimentação e gerando alertas
DEPARTAMENTOS
Define quando um usuário pode visualizar os documentos de um ou mais departamentos. O perfil gerencial geralmente visualiza todos os departamentos, podendo ser configurado nas permissões de acesso
WORKFLOW
FERRAMENTA QUE AGILIZA O PROCESSO DE COMPARTILHAMENTO DOS DOCUMENTOS
PELOS DEPARTAMENTOS E FILIAIS DA EMPRESA
WORKFLOW
(Fluxo de Trabalho)
Transita os documentos desde a recepção até a finalização do processo, passando por todos os departamentos da empresa para visualização, análise e inclusão de novos documentos, podendo encaminhar para filiais do grupo
DIFERENCIAL
O DIGIMAXX FOI ARQUITETADO PARA ATENDER AS PEQUENAS, MÉDIAS E GRANDES EMPRESAS
MULTI EMPRESAS
Os documentos podem ser visualizados pelas filiais do grupo via Workflow
MULTI BANCOS
Homologado para armazenar nos Bancos de Dados Oracle, SQL Server, Firebird ou na Nuvem
CERTIFICADO DIGITAL
Permite exportar os arquivos digitalizados em formato PDF com Certificado Digital
IMPORTAÇÃO
Importa documentos nos formatos JPG, PNG, BMP e PDF
CÓDIGO DE BARRAS
Reconhece os códigos de barras dos documentos digitalizados e armazena no campo juntamente com o nome do arquivo.
ALERTAS
Indicadores de tarefas pendentes ou alertas de documentos atrasados para a devolução ao armazém
PRODUTIVIDADE
FERRAMENTA UTILIZADA PARA MEDIR A QUANTIDADE DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
E ARMAZENADOS PELOS DEPARTAMENTOS DA EMPRESA
PRODUTIVIDADE
(Documentos Digitalizados)
Com um relatório em "cubo" podemos visualizar graficamente o volume dos documentos digitalizados, classificando por períodos, local de armazenagem, dentre outros dados com apenas três clicks
GESTÃO DO ACERVO FÍSICO
A GESTÃO DOS DOCUMENTOS FÍSICOS ARMAZENADOS É TÃO IMPORTANTE QUANTO A
DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
MAPEAMENTO
Cria a estrutura de armazenamento de acordo com o espaço físico da empresa
RASTREAMENTO
Localiza os documentos retirados fisicamente do armazém, identificando quem retirou com data e hora do evento
EMPRÉSTIMOS
Permite retirar um documento físico, com prazo de devolução previamente configurado via sistema
ALERTAS
Indicador de todos os documentos retirados do armazém que passaram do prazo de devolução
IDADE
Quando armazenado o sistema inicia o cálculo da idade do documento, indicando o momento em que podem ser descartados fisicamente
DESCARTES
Realiza o descarte definitivo dos documentos, mantendo as imagens salvas na base de dados do sistema